contractmanager² - Premium

Die Premium-Version der Vertragsverwaltung contractmanager² ist für Unternehmen geeignet, die zusätzlich zu terminlichen und inhaltlichen Daten der Verträge auch die Kosten im Auge behalten möchten oder erweiterte Verwaltungsfunktionen für komplexere Vertragstypen benötigen.

Einen Vergleich zwischen den Funktionen der Basis- und Premium-Version finden Sie HIER.

contractmanager² - Premium Version Screenshot
contractmanager² - Stammdatenverwaltung

Stammdatenverwaltung

In der Stammdatenverwaltung des contractmanager² erfassen Sie alle wesentlichen Daten die Sie für Vorbelegungen oder Auswahlmöglichkeiten innerhalb der Verträge benötigen. Die Einzelverwaltungen der Stammdaten können bei entsprechender Berechtigung auch zentral über den Vertragsexplorer des contractmanager² aufgerufen werden.

Mehrstufiger Explorer-Aufbau für organisatorische Einheiten

Der Explorer-Baum des Auswahl-Menüs des contractmanager² ermöglicht einen mehrstufigen Aufbau mit Unterverzeichnissen in einer beliebigen Tiefe, so dass Sie Ihre komplette Unternehmens- oder Projektstruktur abbilden können. Egal ob Holdings, Divisions, Firmen, Abteilungen, Projekte… Strukturieren Sie den Explorer so, wie Sie ihn benötigen.

Vertragspartner/Ansprechpartner

Die Vertragspartner-Verwaltung des contractmanager² erfasst alle kontaktrelevanten Daten Ihrer Vertragspartner und den dazugehörigen Ansprechpartnern, inkl. Historie für Namenswechsel, Umzug, Umfirmierung etc. oder Vertragspartner bezogenen Dokumenten wie z.B. AGBs, Firmengeschichte etc…

Mitarbeiter/Verantwortliche

Neben den Kontaktdaten, an die der contractmanager² automatisch Benachrichtigungen sendet, wenn z.B. ein Vertrag gekündigt werden kann, können auch Bereiche definiert werden, für die die Mitarbeiter als Verantwortliche ausgewählt werden dürfen. So kann ein Mitarbeiter in allen Bereichen für Verträge verantwortlich sein, ein Anderer nur im Facility-Management…

Kostenstellen/Kostenträger/Sachkonten/Kostenarten/Steuer

Die in den Vertragsobjekten hinterlegten Zahlungsdaten können Ihrem Kontenrahmen zugeordnet werden, so dass Auswertungen z.B. nach Kostenstellen oder Verteilungsschlüsseln ausgewertet werden können.

Flexible Felder für individuelle Informationen zu Verträgen und Vertragspartnern

Neben den vom contractmanager² vorgegebenen Datenfelder können Sie für Stammdaten auch eigene, Flexible Datenfelder in der Datenbank generieren und gruppieren. Diese Feldergruppen können gezielt für einzelne Vertragstypen freigegeben werden und bestehen aus allen gängigen Datenformaten. Datums-, Auswahl- oder Textfelder können Sie nutzen, um in Ihrem Unternehmen individuell benötigten Metadaten in die contractmanager²-Datenbank aufzunehmen. So können Sie die Fahrer Ihrer Leasing-Fahrzeuge ebenso hinterlegen, wie die Anzahl der zu prüfenden Feuerlöscher im Wartungsvertrag, Werbe- oder Projektkennziffern, Branchenschlüssel oder wichtige Klausel-Arten. Alle so angelegten Felder in der Datenbank können natürlich beliebig ausgewertet werden.

Frei definierbare Vertragstypen

Egal ob Sie Ihre Verträge in „Wartung“, „KFZ-Leasing“ oder „Rohstofflieferung“ unterteilen oder in interne Kürzel „VGLDU-Vertag“. Sie bestimmen die Nomenklatur Ihrer individuellen Vertragstypen, die Ihre einzelne Verträge zugeordnet werden.

Zusammenfassung der Stammdaten zu Gruppen (z.B. Vertragspartnergruppen zur Abbildung von Konzernen)

Fassen Sie Ihre hinterlegten Stammdaten zu Gruppen zusammen, um eine entsprechende Betrachtung oder Zugriff auf die Verträge zu ermöglichen. Konsolidieren Sie damit Ihre Betrachtungsweise über Hierarchiestufen hinweg. Betrachten Sie z.B. alle Verträge unterschiedlicher Töchter eines Konzerns, einer thematisch logischen Gruppe von Kostenstellen oder nach Produktgruppen.

Terminplanung/Fristenüberwachung

Eine umfangreiche Terminplanung und eine automatisierte Fristenüberwachung sind Grundpfeiler für eine effektive Vertragsverwaltung. Neben Laufzeiten der Verträge kann der contractmanager² auch beliebige, weitere Fristen verwalten und automatisch weiterberechnen und daran erinnern.

Wiedervorlage aller Termine

Mit der Termin- und Fristenverwaltung der Vertragsverwaltung contractmanager² behalten Sie anstehende Kündigungstermine oder Meilensteine der Verträge im Blick. Neben den reinen Vertragsterminen können Sie sich mit dem Benachrichtigungssystem auch an freie Termine oder Zahlungen erinnern lassen.

Beliebige eigene Termine, vertragsabhängig und unabhängig, ToDo-Listen

Angelegte Termine können Sie sich in der Vertragsverwaltung contractmanager² in Listen anzeigen lassen und beliebig auf unterschiedliche Terminarten filtern und ggf. exportieren.
Abweichende Vertragspartnertermine und variable Kündigungsfristen
In der Vertragsverwaltung contractmanager² können Sie und Ihr Vertragspartner auch unterschiedliche Kündigungsfristen haben, so wie es oft in Miet- oder Pachtverträgen der Fall ist.

Automatische Aktualisierung und Neuberechnung von Terminen

Der contractmanager² aktualisiert automatisch alle Termine, ohne dass Sie selbst den Datensatz manuell bearbeiten müssen. So werden z.B. befristete Handy-Verträge automatisch entsprechend der Vertragsbedingungen verlängert, sobald der Kündigungsstichtag überschritten wurde.

Automatische Erinnerung per E-mail und/oder systeminterne Aufgabenerstellung an Verantwortliche

An anstehende Termine können Sie sich vom contractmanager² per E-Mail benachrichtigen lassen. Das funktioniert auch, wenn Sie nicht im Programm angemeldet sind. So verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Termin. Alternativ ploppen Erinnerungen an Termine in Form von Aufgaben auf, wenn Sie gerade im contractmanager² angemeldet sind.

Direktes Öffnen des Vertrags im contractmanager² aus der Erinnerungsmail heraus

Die Erinnerungsmails des contractmanager² können so konfiguriert werden, dass ein User per Klick von der Mail heraus direkt zum Vertragsdatensatz in der Vertragsverwaltung springt. Eine mühsame Suche nach dem richtigen Datensatz bleibt Ihnen damit erspart.

Automatischer Dokumentengenerator (z.B. für Kündigungen, Anschreiben etc.)

Viele Dokumente, die wir bei unserer Arbeit erstellen, sind standardisiert. Solche Dokumente können Sie aus dem contractmanager² heraus direkt in word, Open oder Libre Office erstellen, bereits gefüllt mit den für Sie wichtigen Daten, wie z.B. die Adresse des Vertragspartners bei einem Brief oder die wichtigsten Vertragsdaten für ein erstelltes Kündigungsschreiben.

Automatische Zuordnung der Antwort-E-Mails zu den Verträgen

Eine Antwort auf eine Vertragsbenachrichtigung können Sie direkt an den contractmanager² per Klick auf „Antwort“ senden, so dass Ihre Handlungsanweisung, ob z.B. ein Vertrag verlängert werden soll oder nicht, direkt dem Vertragsdatensatz zugeordnet und dort archiviert wird.

contractmanager² - Fristen und Terminüberwachung
contractmanager² - Vertragsverwaltung

Vertragsverwaltung

Verwalten Sie alle Daten Ihrer Verträge zentral in einer Datenbank. Egal ob es sich um einfache Vereinbarungen handelt oder um komplexe Vertragswerke, die mit anderen Verträgen oder Organisationen in Beziehung stehen. Im contractmanager² sind viele, spezielle Anwendungsfälle berücksichtigt und können ggf. von den Anwendern mit individuellen Datenfeldern ergänzt werden.

Hierarchische Vertragsstruktur mit Rahmen-, Einzelverträgen und Vertragsgegenständen

Der contractmanager² stellt alle Datensätze in einer hierarchischen Struktur in einem Explorerbaum dar. Verträge können Rahmenverträge mit allgemeinen Bedingungen sein, denen direkt konkretisierende Einzelverträge zugeordnet sind, die wiederum aus einzelnen Vertragsobjekten/Vertragsgegenständen bestehen.

Flexible Vertragstypen und -status

Sie selbst legen fest, mit welchen Bezeichnungen Sie Ihre unterschiedlichen Vertragstypen benennen und das n beliebiger Anzahl. So können Sie Ihre Leasing-Verträge z.B. in Hardware-Leasing und KFZ-Leasing unterschieden, oder aber interne Codes VLeaKFZ oder Ähnliches zur Unterscheidung verwenden. Auch den Vertragsstatus können Sie weiter unterteilen. Ein Vertrag, der in Arbeit ist, kann z.B. erfasst, korrigiert, genehmigt sein. So detailliert, wie Sie es in Ihrem Unternehmen benötigen.

Schnelle Stammdatenzuordnung für Reports und Controlling

Durch die Struktur des contractmanager² stehen alle Daten miteinander im Zusammenhang und lassen sich problemlos auswerten: Ein Abteilungsleiter kann den Wert der Verträge in seinem Bereich auswerten, ein Geschäftsführer betrachtet sein Unternehmen und der Controller einen Themenblock über alle Unternehmen der Holding hinweg.

Selbst definierte, auswertbare Felder

Neben den vom contractmanager² vorgegebenen Feldern können Sie eigene Felder in der Datenbank selbst generieren, um Ihre individuell benötigten Inhalte an den Verträgen zu hinterlegen. Ergänzen Sie Ihren Mietvertrag mit dem aktuellen Preis m², Ihren KFZ-Leasing Vertrag mit dem nächsten Wartungstermin oder Ihre Auslagerungsvereinbarungen mit Infos rund um Datenschutz-Richtlinien. Legen Sie Pflichtfelder fest und bestimmen Sie selbst, ob Sie Texte, Zahlen oder ein Datum erfassen möchten, ob Sie frei eingeben oder die Auswahl der Möglichkeiten begrenzen wollen. Und bestimmen Sie an welchen Vertragstypen Sie diese Zusatzdaten benötigen.

Verträge mit mehreren organisatorischen Einheiten

Eine Besonderheit des contractmanager² ist die Bereichsübergreifende Verknüpfung von Verträgen. So kann ein Vertrag für mehrere Unternehmen oder Abteilungen abgeschlossen sein So kann der Rahmenvertrag das ganze Unternehmen, die dazugehörenden Einzelverträge aber nur einzelnen Abteilungen betreffen.

Archiv/Dokumentenverwaltung
  • Dokumente aller Art beim Vertragspartner, Vertrag oder anderen Stammdaten hinterlegen
  • Import elektronischer Dokumente direkt in die Datenbank (Schriftverkehr, Bilder, Vertrag)
  • Verlinkung von Dokumenten aus externen Datenbanken
  • Schnittstelle zum DMS
  • Dokumente jederzeit verfügbar
  • Freie Definitionen von Dokumentenarten zur Kategorisierung
Dokumentenerstellung
  • Erstellung von Dokumenten aller Art
  • Einbindung von MS Office und Open Office
  • Verwendung von Platzhaltern (auch frei generierbar)
  • Verwendung von beliebigen Textbausteinen (gruppierbar)
  • Automatische Archivierung erstellter Dokumente
  • Bearbeitung bereits erstellter Dokumente mit automatischer Versionierung
Zahlungsdefinitionen

Das Vertragscontrolling des contractmanager² stellt zahlreiche Definitionsmöglichkeiten für Zahlungen zur Verfügung. Neben einfachen Zahlungsdefinitionen wie z.B. monatlich bei Mietverträgen oder einmaligen Zahlungen bei Kaufverträgen, können Zahlungen sich auch auf Wertetabellen beziehen (Z.B. prozentual nach Umsatz, in Stufen und mit Mindest- und Maximalbeträgen), auf zeitlichen Verteilungen (z.B. Bauabschnitte/Abschlagzahlungen), Zeitliche Abgrenzung oder sogar nach festgelegten Formeln.

Zusätzlich lizenzierbare Funktionen
  • Mehrsprachige Nutzung
  • Volltextsuche in Dokumenten
  • Budgetplanung und -überwachung
  • Leasing-Kategorisierung nach IAS 17
  • Rechnungskontrolle

Zusätzliche Funktionen bei speziellen Vertragsarten

Besondere Verträge benötigen auch besondere Funktionen innerhalb einer Vertragsverwaltung. Nutzen Sie die vom contractmanager² vordefinierten Funktionserweiterungen, die nur an den Vertragstypen eingeblendet werden, an denen Sie diese auch wirklich benötigen.

Interne Verträge

Spezielle Funktionen bei Verträgen zwischen Vertragspartnern im eigenen Unternehmen vermeiden doppelte Erfassung bei internen Verträgen. Eine einfache Freigabe durch den internen Vertragspartner bestätigt den Datensatz.

Vertragspartnerverbund

Verträge werden normalerweise mit einem einzigen Vertragspartner abgeschlossen. Bei Projekt-, Bau- oder Forschungsverträgen oder auch z.B. Pachtverträge mit einer Erbengemeinschaft erfordert den Abschluss eines Vertrags mit mehreren Vertragspartnern. Auch dafür gibt es im contractmanager² eine Lösung.

Vertragsverbund / Vorgänger- und Folgeverträge

Unabhängig voneinander abgeschlossene Verträge können mit dem Vertragsverbund des contractmanager² in einen inhaltlichen oder zeitlichen Zusammenhang gestellt werden. Lösen Sie z.B. die Wartung Ihrer Feuerlöscher mit einem Folgevertrag durch einen anderen Dienstleister ab. Kombinieren Sie Diensteistungsverträge rund um eine angemietete Außenstelle mit dem Mietvertrag.

Darlehenskonditionen und Tilgungspläne

Ermitteln Sie Restschulden, Zahlungs- und Tilgungswerte Ihrer Darlehensverträge, um diese bei Ihrer Liquiditätsplanung zu berücksichtigen.

Indexüberwachung

Berücksichtigen Sie Wertsicherungsklauseln bei langjährigen Miet- und Pachtverträgen.

Umsatzabhängige Mietverträge

Berechnen Sie z.B. die Miete Ihres Ladenlokals auf Basis des zu erwartenden Umsatzes, Erstellen Sie automatische Korrekturen, wenn der reale Umsatz von den Planungen abweicht oder bestimmen Sie den Verbandsbeitrag anhand Ihrer Mitarbeitergröße oder des Jahresumsatzes.

Service-Level-Agreements/Leistungsscheine

Im contractmanager² können Sie Reaktionszeiten, Ansprechpartner, Mitwirkungspflicht und weitere Inhalte der SLAs Ihrer Serviceverträge hinterlegen und jederzeit abrufen

Avale und Bürgschaften

Im contractmanager² können Sie Ihren abgeschlossenen Avale-Rahmen hinterlegen und gegebene Bürgschaften zuordnen um Avale-Überschreitungen zu vermeiden.

contractmanager² - zusätzliche Funktionen
contractmanager² - integrierte Verwaltungsfunktionen

Integrierte Verwaltungs-Funktionen

Jedes Unternehmen funktioniert ein wenig anders und benötigt daher eine individuelle Filterung von Informationen und Daten. Obwohl der contractmanager² eine Standard-Software ist, lassen sich viele bereits integrierte Verwaltungsfunktionen auf die individuellen Bedürfnisse anpassen.

Aufgaben und Workflow

In der Vertragsverwaltung contractmanager² ist ein eigener Workflowgenerator integriert. Mit ihm können Aufgaben für Mitarbeiter generiert und eine Zeitvorgabe erstellt werden.

Anpassung von Bildschirmansichten

Die Nutzer der Vertragsverwaltung contractmanager² können für sich individuelle Tabellenansichten generieren und für eine wiederkehrende Verwendung speichern und benennen.

Abbildung von Hierarchie- und Matrixstrukturen

Durch den hierarchischen Aufbau des Vertragsexplorers der Vertragsverwaltung contractmanager² kann in Verbindung mit dem Berechtigungssystem jedem User eine individuelle Ansicht erstellt werden, auch über mehrere Firmen innerhalb eines Konzerns hinweg

Individuelle Menüs

Die Standard-Menüs der Vertragsverwaltung contractmanager² können durch individuell erstellte Menüs für User ergänzt werden. Jeder Nutzer erhält dadurch die Funktionen der Software, die er für seine Arbeit benötigt.

Expertenfunktionen für Administratoren

Einem Administrator des contractmanager² stehen zahlreiche Expertenfunktionen zur Verfügung, je nachdem ob es sich um einen Systemadministrator für die Einrichtung von Nutzern und der Datenbankstruktur handelt oder einem ContractAdmin, der die inhaltliche Seite des contractmanager² betreut. Neben Einrichtungsexperten stehen den Administratoren zusätzliche Protokolle und Bearbeitungseditoren zur Verfügung.

Berechtigungskonzept

Benutzer- und Rollenberechtigung
Organisationsabhängige Berechtigung
Detaillierte Berechtigungen bis auf einzelne Attribute und Funktionen

Export/Import
  • Komfortabler Export aller Daten nach Excel oder als XML
  • Import von Stammdaten (Sachkonten, Kostenstellen, ...)
  • Standard-Import-Schnittstelle für csv- und Excel-Dateien
  • Importieren und Aktualisieren von Indextabellen über GENESIS-online

Controllingfunktionen

Das effektive Vertragscontrolling des contractmanager² ermöglicht Ihnen vielfältige Betrachtungsweisen Ihrer vorhandenen Vertragsdaten. Erkennen Sie Synergien und Einsparungspotentiale bei Lieferanten, betrachten Sie Ihre Vertragswerte, konsolidiert nach Vertragspartnern, -typen oder Kostenstellen oder generieren Sie einen Bilanzanhang auf Knopfdruck.

Forecast-Berechnungen und geleistete Zahlungen

Über die detaillierten Zahlungskonditionen des Vertragscontrollings des contractmanager² können Forecast-Berechnungen für frei definierte Zeiträume erstellt und ausgewertet werden. Diese können mit den Ist-Zahlungen aus dem Rechnungswesen ergänzt und verglichen werden.

Auswertungen nach Kostenstellen, Kostenträgern und Kostenarten, Umsatz je Vertragspartner, …

Die im contractmanager² enthaltenen Daten können im Vertragscontrolling beliebig ausgewertet werden. Dabei ist es egal, ob die Betrachtung organisationsseitig, inhalltich oder aus Sicht von Stammdaten erfolgt.

Erweiterte Tabellenfunktionen

Tabellenansichten im contractmanager² können gefiltert, gruppiert und zusammengefasst werden, um die konsolidierten Daten zu erhalten, die man benötigt. Das kann sowohl in Übersichtstabellen der Stammdaten als auch in den Ergebnistabellen komplexer Auswertungen erfolgen.

Auswertung und Reporting

Das Vertragscontrolling der Vertragsverwaltung contractmanager² enthält zahlreiche Standardauswertungen nach Stammdaten, Termin- und Laufzeitübersichten, Summen- und Saldenlisten nach Kostenstellen, -arten oder kumuliert nach Vertragstypen. Weitere Auswertungen können mit dem enthaltenen Auswertungsgenerator beliebig selbst erstellt werden, entweder mit geplanten Vorlagen oder Ad-hoc per Experten, der durch den Anwender durch den Prozess der Auswertungserstellung begleitet:

  • Standard- und frei definierbare Reports (Stammdaten, Termine, Kostenkontrolle…)
  • Übersichtslisten und Zahlungsauswertungen
  • Frei definierbare Auswertungszeiträume
  • Frei definierbare Abfrage- und Analysemöglichkeiten
  • Detaillierte Such-, Sortier- und Filterfunktionen
  • Drill-Down-Funktion mit Verlinkung zum Vertag
  • Automatisierte, periodische Auswertungserstellung
  • Grafische Darstellung von Auswertungsergebnissen
  • Ad-hoc Auswertungen
Generierung von Dashboards

Gestalten Sie sich selbst Ihr eigenes Cockpit, damit Sie alle für Sie wichtigen Verträge, Auswertungen und Termine auf einem Blick „auf dem Schirm“ haben im wahrsten Sinne des Wortes.

Lieferantenbewertung

Vertragspartner können über frei definierbarer Bewertungsschemen bewertet werden.

contractmanager² - Controllingfunktionen
contractmanager - flexible IT Anbindung

Flexible IT-Anbindung

Die Vertragsverwaltung contractmanager² lässt sich flexibel in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmen einbinden. Die Software läuft auf allen gängigen Datenbank-Servern, wie MS-SQL Server, Oracle oder Informix, ist auf den gängigen Betriebssystemen Windows, MacOS und Linux lauffähig und ermöglicht den Einsatz als Java-Rich-Client oder als Thin-Client im Browser. Die Updates der Software sind immer voll abwärtskompatibel, auch wenn mehrere Updates übersprungen wurden. Der Pflegaufwand bei Updates wurde auf ein Minimum reduziert.

Beratung gewünscht?

Gerne beantworten wir Ihre Fragen zum contractmanager² oder zeigen Ihnen hilfreiche Programm-Funktionen in einer Präsentation.

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