Einkauf
Rechtzeitige Vertragserinnerungen: contractmanager²
- Preislisten
- Rahmenverträge
- Lieferungen
- Bestellungen
- Freigaben
- Workflow
- Flexible Felder
- Wiedervorlagen
Im Einkauf ist es wichtig, Verträge hierarchisch abbilden zu können, Freigaben zu erhalten und rechtzeitig an Konditionsänderungen erinnert zu werden.
Im contractmanager² können Sie zu diesem Zweck Verträge in drei verschiedenen Hierarchieebenen hinterlegen. Als Rahmenvertrag können Sie allgemeine Vertragsbedingungen hinterlegen, wie z.B. die mit einem Lieferanten vereinbarten Preislisten. Darunter können Sie dann Einzelverträge zuordnen, z.B. für konkrete Aufträge oder Bestellungen. Diese können wiederum aus mehreren Vertragsgegenständen oder Vertragsobjekten bestehen, wie z.B. die Miete eines Druckersystems, in dem auch die Wartung enthalten ist, aber beide Vertragsgegenstände eine unterschiedliche Kündigungsfrist haben oder die Kosten auf unterschiedliche Sachkonten gebucht werden sollen.
Genehmigungsprozesse und Freigaben
Oft durchlaufen hochwertige Verträge einen Genehmigungsprozess im Unternehmen, der dokumentiert werden muss. Mit dem Workflowgenerator des contractmanager² können verschiedenste Workflows mit Hilfe einer grafischen Oberfläche erstellt werden. Entweder durch eigene, entsprechend geschulte Anwender oder Administratoren oder auch als Dienstleistung durch das Team des contractmanager².
Mit dem Wiedervorlage- und Benachrichtigungssystem können Sie sich an beliebige Termine mit Vorlauf erinnern lassen. So vergessen Sie nie, wann z.B. ein Liefervertrag ausläuft oder neu verhandelt werden muss. Dies können Sie auch mit einem gesonderten Status des Vertrages hinterlegen oder mit weiteren Informationen und Daten zum Vertrag oder Lieferanten ergänzen. So verwalten Sie nicht nur die Verträge, sondern auch die Ansprechpartner Ihrer Lieferanten. Über eine Auswertung können Sie dann z.B. die E-Mail-Adressen Ihrer Ansprechpartner selektieren, um Serienbriefe zu erstellen, um z.B. eine Umfirmierung oder eine Änderung Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu kommunizieren.
Verträge werden im contractmanager² nach Status kategorisiert. Verträge in Anbahnung erhalten den Status "in Arbeit".
Der contractmanager² basiert auf Datensätzen, die die Metadaten der Verträge enthalten. Dokumente sind Anhänge, die mit dem Datensatz verbunden werden. Handschlagverträge oder Verträge, deren schriftliche Dokumente noch nicht vorhanden sind, können trotzdem als Datensatz erfasst und ggf. später mit beliebigen Dokumenten (also auch Schriftwechsel, Preislisten, etc.) ergänzt werden.
Ja. Verträge können ohne zusätzliche Eingabe für andere Bereiche freigegeben werden. Die Struktur dafür kann beliebig eingerichtet werden. Es ist also egal, ob das Abteilungen, Projekte oder Divisions sind. Eine weitere Möglichkeit ist, Rahmenverträge in anderen Bereichen abzulegen, als die Einzelverträge, die sich darauf beziehen.
Der contractmanager² kann auch komplexe Vertragszusammenhänge abbilden: Abhängige Verträge (wie z.B. Dienstleistungen) werden mit dem Hauptvertrag verknüpft. Es gibt drei Hierarchiestufen (Rahmenvertrag, Einzelvertag, Vertragsobjekt). Folgeverträge werden zeitlich gekennzeichnet. Interne Verträge der eigenen Organisation können von der Gegenseite per Knopfdruck bestätigt werden. Bürgschaften werden Aval-Rahmen zugeordnet oder die Verträge aller Unternehmen eines Konzerns können gemeinsam als Gruppe angezeigt werden. Kundenverträge können auch mit Lieferantenverträgen verbunden werden, wenn z.B. eine eigekaufte Leistung direkt an einen Kunden weitergegeben wird.
Ja. Eine Lieferantenbewertung und eine Bewertung von Verträgen ist im contractmanager² integriert. Die Fragebögen können beliebig konfiguriert werden und manuell beantwortet, sowie automatisch berechnet werden (z.B. nach Vertragswerten pro Jahr). Alle Ergebnisse können gewichtet werden um nach Abschluss eine Kennzahl zu erhalten (Schulnote, prozentual).