Jede Geschäftsbeziehung eines Unternehmens basiert auf einem Vertrag, in dem für alle Vertragspartner Rechte und Pflichten definiert sind, ebenso wie Laufzeiten, Bindung und Kündigungsmöglichkeit. Je mehr Verträge man im Unternehmen hat, desto schwieriger wird es auch, alle Vertragsverpflichtungen und Termine im Überblick zu behalten. Dann wird es Zeit für eine standardisierte Vertragsverwaltung. Sie dient sowohl zur Verwaltung von Verträgen, bzw. deren Termine und Inhalte, als auch als schnelles Informationssystem für das Unternehmen.

In einer Vertragsverwaltung werden die wesentlichen Vertragsinformationen systematisch gesammelt, so dass man für jeden Vertrag zu jedem Zeitpunkt weiß, um was für einen Vertrag es sich handelt, mit wem er abgeschlossen wurde, wer innerhalb des eigenen Unternehmens für die sachliche Richtigkeit verantwortlich ist und natürlich ob der Vertrag noch aktiv oder zu welchem Zeitpunkt kündbar ist. Idealerweise erinnert eine professionelle Vertragsverwaltung den Sachbearbeiter automatisch daran, wann wichtige Vertragstermine anstehen, so dass eine manuelle Überwachung entfällt.

Neben einer Archivierung der elektronischen Vertragsdokumente und einem Wiedervorlagesystem kann ein Unternehmen mit den erfassten Daten aber noch mehr erreichen. Durch eine gezielte Analyse und Auswertung dieser Metadaten der Verträge lassen sich ggf. Optimierungspotentiale ermitteln (z.B. für Rahmenverträge mit Lieferanten), Risiken minimieren und langfristige Unternehmensplanung unterstützen. Und das alles mit Daten, die sowieso schon vorhanden sind und die man nicht erst aufwendig generieren muss.

Dieser Mehrfacheffekt von geordneter Archivierung, Erinnerungsfunktion und Auswertbarkeit der erfassten Daten machen eine Vertragsverwaltung in einem Unternehmen zu einem sehr flexiblen Werkzeug ohne allzu großen Mehraufwand. Im Gegenteil: Eine Vertragsverwaltung spart Arbeitszeit und damit auch jede Menge Kosten.