Kurz erklärt: Vertragslaufzeit

Je nach Art der Vertragslaufzeit fallen für die Verwaltung unterschiedliche Aufgaben an:

Unbefristete Verträge

Das sind alle Verträge, die von sich aus kein Vertragsende definiert haben, wie z.B. Mietverträge. Trotzdem ist z.B. eine Bindung für einen bestimmten Zeitraum vereinbart worden, in dem der Vertrag nicht gekündigt werden kann oder eine Kündigungsfrist, die eingehalten werden muss. Da es keinen konkreten Termin gibt, den man zwingend im Auge behalten muss, sollte man sich ab und zu vom Verwaltungssystem daran erinnern lassen, dass es diesen Vertrag gibt, auch wenn keine konkreter Handlungsanlass besteht. Sonst geraten solche Verträge oft in Vergessenheit.

Befristet Verträge

Diese Verträge haben eine vereinbarte Laufzeit, die sich automatisch verlängert, wenn man nicht mit einer bestimmten Frist kündigt. Oder anders ausgedrückt: wenn die Verwaltung nicht selbst aktiv handelt, läuft der Vertrag immer weiter. Um nicht mehr benötigte Verträge nicht zu verlängern, sollte ein Vertragsverwaltungssystem automatisch an Kündigungsmöglichkeiten erinnern.

Wenn bereits sicher ist, dass sich ein befristeter Vertrag verlängern soll, sollte das Vertragsverwaltungssystem auch automatisch eine Aktualisierung der Laufzeiten, Kündigungstermine etc. vornehmen, damit sich die Sachbearbeiter diese manuelle Arbeit ersparen können und Eingabefehler vermieden werden.

Fixe Verträge

Diese Verträge sind quasi das Gegenteil von einem befristeten Vertrag, denn fixe Verträge haben eine feste Laufzeit und sind automatisch beendet, wenn man sie nicht aktiv verlängert. Anders ausgedrückt: wenn die Verwaltung nicht selbst aktiv wird endet der Vertrag automatisch. Dieses ist häufig im KFZ Leasing der Fall. Dementsprechend ist auch hier eine automatische Benachrichtigung mit entsprechendem Vorlauf erforderlich, um ggf. Verlängerungen oder Neuverhandlungen rechtzeitig zu beginnen. Häufig gibt es bereits im Vorfeld vereinbarte Verlängerungsoptionen, die man bis zu einem bestimmten Termin „gezogen“ haben muss.

Die Unterscheidung zwischen einem befristeten und fixen Vertrag ist manchmal recht schwierig aus einer vertraglichen Vereinbarung herauszulesen, denn es kommt öfter vor, dass eine Laufzeit in einem Vertrag als „befristet“ bezeichnet wird obwohl keine Verlängerungsfrist angegeben ist (dann ist es häufig ein unbefristeter Vertrag, der eine Vertragsbindung beinhaltet) oder diese Befristung das Ende des Vertrags bezeichnet (dann ist es eigentlich ein fixer Vertrag, der sich automatisch beendet). Diesen Unterschied herauszulesen ist für die Sachbearbeitung, die den Vertragsdatensatz anlegt manchmal eine echte Herausforderung.