Während die Vertragsverwaltung dafür sorgt, dass ein Unternehmen den Bestand und die Abwicklung von Verträgen überwacht, geht ein Vertragscontrolling noch ein paar Schritte weiter. Die aus der Vertragsverwaltung generierten Daten werden mit weiteren Informationen ergänzt. Dazu gehören z.B. Zahlungen, Konditionen oder Kategorisierungen der Verträge. Richtig gepflegt werden dann über Auswertungen und Analysen Budgets geplant, Synergieeffekte und Einsparungspotentiale erkannt, oder Lieferanten bewertet. Auch komplexere Verwaltungsanforderungen wie Wertsicherungsklauseln bei langfristigen Mietverträgen, Avalrahmen mit gewährten Bürgschaften oder eine automatische Kategorisierung der Leasing-Verträge nach IFRS sind dann möglich.

Damit ergänzt das Vertragscontrolling sinnvoll andere Informationstools im Unternehmen wie das ERP-System oder die Finanzbuchhaltung indem vorhandene Ist-Zahlen mit zukünftigen Planzahlen im Vertragscontrolling aussagekräftig ergänzt werden. Typische Fragestellung, die das Vertragscontrolling beantworten kann sind z.B.:

• Mit welchem Vertragspartner gibt es die meisten Verpflichtungen/das größte Vertragsvolumen?
• Was kosten mich meine Verträge, kumuliert nach Firmenbereich, Vertragstyp oder Risikobewertung in einem frei definierten Zeitraum?
• Wann müssen Verträge neu verhandelt werden und lohnt sich evtl. ein Rahmenvertrag?