Verträge und die damit verbunden Verwaltungsaufgaben unterscheiden sich sehr stark, abhängig vom Status des Vertrags:

Verträge in Arbeit:

Verträge, die noch nicht konkret abgeschlossen wurden, befinden sich in Arbeit oder in Anbahnung. Hier fallen begleitende Verwaltungsaufgaben an, wie die Ablage benötigter Nachweise, die Ausformulierung des Vertragsdokuments und ggf. ein Genehmigungsverfahren zur Dokumentation. Oft sind noch nicht alle Daten wie z.B. Laufzeitbeginn etc. bekannt.

Softwareseitig kann diese Phase des Vertrags mit individuellen Wiedervorlagen und Erinnerungen, einem Dokumenten-Generator und einem strukturierten Workflow begleitet werden.

Aktive Verträge:

Alle Verträge die abgeschlossen und nicht beendet sind, sind aktive Verträge. Die Vertragsverwaltung übernimmt dabei die Aufgabe, Kündigungsmöglichkeiten zu überwachen, rechtzeitig zu erinnern, falls Verträge auslaufen und ggf. neu verhandelt werden müssen und die Verwaltung des Schriftwechsels.

Viele Aufgaben können über eine geeignete Vertragsverwaltungssoftware automatisiert erfolgen, wie Erinnerungen an Kündigungstermine oder Vertragsende. Werden auch die monetären Werte der Verträge erfasst, sind über Auswertungstools auch fundierte Budgetplanungen bis hin zum Bilanzanhang mit kurz-, mittel- und langfristigen Vertragsverpflichtungen möglich.

Gekündigte Verträge gehören übrigens bis zum Laufzeitende auch zu den aktiven/laufenden Verträgen.

Inaktive/archivierte Verträge:

Beendete Verträge sind für die tägliche Verwaltungsarbeit nicht mehr so relevant, weil i.d.R. keine Aktionen nötig sind, außer vielleicht eine Benachrichtigung, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Trotzdem können archivierte Verträge eine aussagekräftige Datenquelle sein, um z.B. Historien abzubilden oder als Vorlage für weitere Verträge zu dienen.

Ein Vertragsverwaltungssystem muss also in der Lage sein, die entsprechenden Verträge zu finden und ggf. auswerten zu können (Bsp: wie viele Lieferanten-Rahmenvereinbarung sind im vergangenen Jahr ausgelaufen).