Inzwischen gibt es viele Anbieter auf dem Markt, die mit den Stichworten „Vertragsverwaltung“, „Vertragsmanagement“ oder „Vertragscontrolling“ werben. Da diese Begriffe aber weder geschützt noch einheitlich definiert sind, versteht jeder Softwarehersteller etwas Anderes darunter. Das erschwert natürlich die Suche nach einem geeigneten System für die eigenen Anforderungen. Im Wesentlichen kann man die angebotene Software aber in zwei Gruppen unterteilen, die sich aufgrund der Logik unterscheiden:

Die meisten Vertragsverwaltungen auf dem Markt basieren auf einem Dokumenten-Management-System (DMS). Dementsprechend liegt der Fokus erst einmal auf dem Vertragsdokument. Dieses Dokument wird dann mit zusätzlichen Daten und Verlinkungen angereichert, bis hin zu einer Zusammenfassung mehrerer Dokumente zu einer sog. Vertragsakte. Oft werden die Dokumente dabei vorher noch verschlüsselt, so dass sie unveränderlich im dazu gehörenden DMS abgelegt werden und auch nur noch über dieses System eingesehen werden können.

Die kleinere Gruppe der Vertragsverwaltungssysteme, zu der auch der contractmanager² gehört, kommt aus dem Bereich des Controllings und hat eine andere Herangehensweise. Die Unternehmensstruktur wird in diesen Controlling-Systemen abgebildet und die Verträge einzelnen Bereichen zugeordnet. Der Fokus liegt dabei auf den Metadaten der Verträge, wie Termine, Verantwortlichkeiten und Werte und nicht so sehr auf dem eigentlichen Vertragsdokument (es wird nicht zwingend ein Dokument benötigt, so dass z.B. auch mündliche Verträge aufgenommen werden können). Das Dokument ist hier also nicht Voraussetzung für die Verwaltung, sondern eher ein zusätzlicher Informationsbaustein, der am Datensatz archiviert wird.

Aufgrund ihrer unterschiedlichen Logik haben beide Systemwelten unterschiedliche Stärken und verstehen auch unter dem Begriff „Vertrag“ etwas anderes. DMS-basierte Systeme haben die Stärke eher im Bereich der Dokumenten-Archivierung und verstehen unter einem „Vertrag“ das eigentliche Vertragsdokument. Controlling-basierte Systeme legen den Fokus auf Metadaten, Kategorisierungen und Gesamtzusammenhänge im Unternehmen. Der „Vertrag“ ist hier eine Sammlung von funktionellen und inhaltlichen Daten und an diesem Datensatz können beliebig viele Dokumente enthalten sein und nicht nur das eigentliche Vertragsdokument. Die Stärke von Controlling-basierten Vertragsverwaltungen liegt deshalb auf der Auswertung, Automatisierung und Bewertung und ergänzt damit sinnvoll andere Informations- und Verwaltungssysteme des Unternehmens, wie z.B. ein ERP oder die FiBu.