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Die neue Betriebskostenabrechnung der Vertragsverwaltung contractmanager² ermöglicht die Abrechnung von Betriebskosten für Immobilien-Mietverträge. Alle relevanten Kosten können getrennt nach Kostenkategorien über Umlageschlüssel (z.B. Quadratmeter) und/oder Verbrauchsmengen auf Vermietungsflächen (das können z.B. Wohnungen oder Büros sein) verteilt werden. Für die zugehörigen Mietverträge werden anschließend Abrechnungen erstellt, die sich ausgeben oder versenden lassen.


Die Betriebskostenabrechnung ist keine vollständige Immobilienverwaltung. Zielgruppe sind Unternehmen, die zusätzlich zu ihrer normalen Geschäftstätigkeit auch als Vermieter auftreten, z.B. in Firmengebäuden einige Büros oder Wohnungen vermieten, und die Abrechnung der Nebenkosten dafür zzt. noch mit Excel oder anderen, nicht integrierten Tools erstellen.

Der contractmanager² wurde um ein weiteres, umfangreiches Zusatzmodul erweitert. Mit dem neuen Zusatzmodul Vertragsabrechnung können nun  Abrechnungsbelege für Forderungen aus Kundenverträgen sowohl manuell als auch automatisiert erstellt, ausgedruckt und/oder per Mail versendet und an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Die Belegausgabe erfolgt als PDF, ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-Dokument. Die so erstellten Faktura-Belege werden automatisch im contractmanager² archiviert.

 

Auch die App cm2go für die mobile Nutzung der Vertragsverwaltung contractmanager² wird stetig weiter entwickelt. Die neue Funktion ermöglicht es über die App Dokumente in die Vertragsdatenbank einzufügen. Sie können nun z.B. mit der Handy-Kamera Dokumente scannen, zu einer PDF zusammenfassen und am Vertrag ablegen.

Corona-bedingt führen wir aktuell Schulungen im Rahmen unserer Software-Einführung oder zur Vertiefung von Spezialwissen rund um den contractmanager² bevorzugt online durch. Online-Schulungen ermöglichen eine flexible Zeitgestaltung, maßgeschneidert für das jeweilige Schulungsthema. So sind auch kurze Schulungen zu Einzelfunktionen möglich, die sich problemlos in den täglichen Arbeitsablauf einbinden lassen.

Zurzeit läuft das soziale und wirtschaftliche Leben ein wenig auf Sparflamme. Das ist aber auch evtl. die Gelegenheit, Projekte zu realisieren für die sonst kaum Manpower zur Verfügung steht.

Das Team des contractmanager² berät Sie gerne bzgl. der Einführung einer Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie uns an!

Je mehr Verträge man im Unternehmen hat, desto wichtiger wird es, die vorhandenen Verträge auch priorisieren zu können und Risiko-Kennzahlen zu ermitteln. Mit der neuen Bewertungsfunktion für Verträge ermöglich der contractmanager² Kennzahlen für Verträge nach individuellen Bewertungskriterien festzulegen und zu ermitteln.

Die Ausgestaltung der Lizenzvereinbarung bei Softwareverträgen sind sehr unterschiedlich. Ein Unterscheidungsmerkmal ist u.a. ob das Lizenzmodell auf sog. named Usern oder concurrent Usern basiert.

Bei named Usern benötigt jeder Nutzer der Software eine eigene Lizenz, egal ob er die Software häufig oder selten benutzt. Bei concurrent Use kann je Lizenz ein Nutzer parallel zu anderen Nutzern die Software verwenden, unabhängig davon, wie viele Personen im Unternehmen als Nutzer definiert sind. Alle Nutzer teilen sich die vorhandenen Lizenzen (quasi eine Art Lizenz-Sharing). Dadurch vermeidet man, dass Lizenzen ungenutzt auf Einzelrechnern installiert werden.

Ein Unternehmen kann eine Software also wesentlich flexibler nutzen, da ein neuer User i.d.R. nicht gleich eine neue Lizenz erfordert und somit Kosten gespart werden.

Eine wesentliche Funktion von Datenbank-basierten Tools sollte es sein, dass man von Zusammenfassungen oder Ansichten direkt in die Daten-Details gelangen sollte. Diese Funktion nennt man Drill-Down.

Dies funktioniert natürlich auch im contractmanager². Wenn Sie z.B. eine kumulierte Auswertung erstellt haben, wie z.Bsp. eine Monatsstatistik für Vertragstypen, dann können Sie sich die Einzelwerte einer summierten Zahl durch Klick auf die Summe anzeigen lassen, oder bei einer Übersichtsliste von der Vertragsbezeichnung in den eigentlichem Vertragsdatensatz springen (z.B. bei einem Suchergebnis).

Neben der Verwaltung der eigentlichen Vertragsdaten lösen vertragliche Vereinbarungen auch nachzuhaltende Aktionen und Handlungen aus. Mit der neuen Funktion Vertragsaktivitäten können Sie individuelle Aktionen, die sich aus dem Vertrag ergeben verwalten und protokollieren.

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Gerne beantworten wir Ihre Fragen zum contractmanager² oder zeigen Ihnen hilfreiche Programm-Funktionen in einer Präsentation.

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