Facility Management

Mietverträge und Wertsicherheitsklauseln

Mietverträge für Büroflächen, Ladenlokale oder Industriegebäude werden häufig mit sehr langen Laufzeiten abgeschlossen, so genannte Langfristige Verträge, die durchaus Laufzeiten von 10 oder 20 Jahren haben können. Solche Verträge enthalten in der Regel eine Wertsicherungsklausel, die eine Indexbindung an den Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamtes vorsieht. Diese Klauseln beinhalten, dass die vereinbarten Mieten erhöht werden können, wenn der Verbraucherpreisindex einen bestimmten Faktor erreicht. Im contractmanager² können Sie die Wertsicherungsklausel nicht nur hinterlegen (mit entsprechenden Bezugsfaktoren und Bezugsjahren), sondern auch automatisch überwachen. Dazu wird der contractmanager² automatisch mit den Indexdaten aus der GENIOS Datenbank aktualisiert, so dass Sie bei Erreichen der vereinbarten Indexsteigerung eine Benachrichtigung über eine mögliche Mieterhöhung erhalten. So können Sie als Mieter gegebenenfalls Ihr benötigtes Budget erhöhen oder als Vermieter eine entsprechende Mietzinserhöhung vornehmen.

Mehrere Verlängerungsoptionen in einem Vertrag

Eine weitere Besonderheit stellen Optionsverträge dar, bei denen je nach Option unterschiedliche Verlängerungsintervalle möglich sind. Beispielsweise kann sich ein Mietvertrag nach Ablauf einer bestimmten Frist um ein Jahr verlängern, es besteht jedoch die Option, den Mietvertrag bis zu 2 Jahre vor Ablauf der Frist um 10 Jahre zu verlängern. Dies wird häufig bei der Vermietung von Büro- und Geschäftsräumen verwendet.

Langfristige Mietverträge gehören zu den risikorelevanten Verträgen, die als langfristige Verpflichtungen im Anhang zur Bilanz auszuweisen sind. Mit dem Auswertungstool des contractmanager² können Sie solche bilanz-relevanten Verträge ermitteln und als entsprechende Liste (Bilanzanhang) erstellen.

Nebenkosten und Vereinbarungen

Im Miet- oder Pachtvertrag werden auch die Nebenkosten geregelt. Je nachdem, wie tief Sie die Verwaltung steuern wollen, können die Nebenkosten als separate Zahlungen oder sogar als eigenes Vertragsobjekt auf dem Mietvertrag angelegt werden. So können die Nebenkosten z.B. auf andere Sachkonten gebucht werden als die eigentliche Miete.

Vertragsobjekte innerhalb des Vertragsdatensatzes können auch verwendet werden, um unterschiedliche Laufzeiten oder Kündigungsfristen innerhalb eines Mietvertrages abzubilden. Dies ist z.B. der Fall, wenn Sie Stellplätze für Fahrzeuge in Ihrem Mietvertrag haben, diese aber nach Bedarf, z.B. monatlich, gebucht oder gekündigt werden können, während das Hauptmietobjekt, z.B. ein Ladenlokal, eine ganz andere Kündigungsfrist hat.

Dienstleistungsverträge und Dienstleisterbewertung

Ein weiterer großer Aufgabenbereich im Facility Management sind Dienstleistungsverträge aller Art. Für diese Verträge werden nicht nur die Laufzeiten überwacht, sondern es kann auch eine Lieferantenbewertung erstellt werden, die durch eigene Fragen, Berechnungen und Skalierungssysteme (meist prozentual oder nach Schulnoten) definiert wird. Das Bewertungsergebnis wird direkt beim Vertragspartner/Dienstleister angezeigt, so dass Sie jederzeit einen Überblick über die Zuverlässigkeit des Dienstleisters haben. Sie können diese Informationen auch auswerten und als Grundlage für die Auswahl möglicher Vertragspartner bei der Neuvergabe von Aufträgen verwenden.

Für Dienstleistungsverträge bietet der contractmanager² auch die Möglichkeit, Verträge miteinander zu verknüpfen, um Abhängigkeiten zwischen den Verträgen abzubilden. So gibt es z.B. Dienstleister, die nicht nur für ein verwaltetes Objekt, sondern für mehrere Liegenschaften tätig sind. Sie können den entsprechenden Vertrag einfach für die betroffenen Liegenschaften freigeben (eine entsprechende Organisations-Einrichtung vorausgesetzt), ohne den Vertrag mehrfach erfassen oder kopieren zu müssen. Dadurch werden Doppelerfassungen vermieden. Gleichzeitig können diese Verträge von einem Hauptvertrag abhängig sein. So benötigen Sie z.B. die Wartung eines Aufzugs nicht mehr, wenn Sie das Gebäude selbst nicht mehr mieten. Solche Abhängigkeiten können Sie im contractmanager² als Vertragsverbund hinterlegen, so dass Sie bei Beendigung des Mietverhältnisses auch erkennen, dass weitere Verträge gekündigt werden müssen.

optional: Modul Betriebskostenabrechnung

Wenn Ihr Unternehmen eigene Immobilien vermietet, z.B. Wohnungen für Mitarbeiter oder Auszubildende, kann der contractmanager² um das Zusatzmodul Betriebskostenabrechnung und das Zusatzmodul Vertragsabrechnung erweitert werden, um eine entsprechende Betriebskostenabrechnung für die einzelnen Objekte zu erstellen und diese dann den Mietern in Rechnung zu stellen.

Ein großes Thema ist die Erstellung von Energieaudits für den Energieverbrauch der eigenen Liegenschaften. Im contractmanager² können Sie diese individuell benötigten Vergleichstabellen in die Vertragsverwaltung integrieren und so über beliebige Abrechnungszeiträume den Überblick über die zeitlichen Schwankungen des Energieverbrauchs und die Einhaltung der Vorgaben erkennen.