Vertragsmangement

Manuelle und/oder KI-unterstützte Datenerfassung

Am schnellsten geht das, wenn man die Metadaten der Verträge nicht mehr selbst manuell erfasst, sondern diese Arbeit einem KI-Agenten überlässt, wie mit dem Zusatzmodul KI-Analyse des contractmanager². Per KI werden die Metadaten aus einem Vertragsdokument extrahiert und in einen Datensatz übernommen. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen sind jederzeit möglich.

Aber auch bei der manuellen Erfassung von Vertragsdaten können Vorbelegungen von Eingabefeldern, Schnellerfassungen und Editierbedingungen im Alltag viel Arbeit ersparen, insbesondere bei standardisierten Verträgen oder Prozessen.

Automatische Erinnerung an Termine und Fristen

Die wichtigste Verwaltungsfunktion ist die automatische Erinnerung an Vertragsfristen und Vertragstermine. Vergessen Sie nie wieder ein Vertragsende, einen Kündigungstermin oder die Möglichkeit, eine vereinbarte Laufzeitoption zu ziehen. Soll die Software Sie noch einmal erinnern, wenn Sie die Aufgabe noch nicht erledigt haben oder soll eine höhere Entscheidungsebene über das Eskalationssystem der Software informiert werden?

Der contractmanager² kann Sie auch bei anderen Verwaltungsaufgaben unterstützen. Wann ist die nächste Wartung der Feuerlöscher in den Büros fällig? Wann ist die halbjährliche Risikobewertung des Vertrages oder des Vertragspartners oder die nächste Zahlung fällig? An solche und andere Termine kann der contractmanager² automatisch im Kalender oder per E-Mail erinnern. Benachrichtigungen und Antworten können automatisch archiviert werden.

Verträge jederzeit finden und im Blick haben

Für einen geordneten Überblick über Ihre Verträge, Termine und Zahlungen können Sie sich ein individuelles Dashboard erstellen, Ansichten individuell ändern oder Daten filtern und Favoriten definieren (z.B. die Verträge, die gerade neu verhandelt werden). Ihre tägliche ToDo-Liste zeigt Ihnen, welche Aktivitäten als nächstes anstehen.

Zahlreiche Suchfunktionen innerhalb der Datenbank oder der Dokumente stellen sicher, dass Sie die gesuchten Verträge in jedem Fall finden. Ganz gleich, ob Sie über den Vertragstitel, den Vertragspartner oder über den Dokumenteninhalt suchen möchten. Für jeden Ansatz gibt es im contractmanager² die passende Suche. Die Tabellensuche der Software ermöglicht auch die schnelle Erstellung von Listen, Zusammenfassungen oder eine individuell angepasste Gliederung der Suchergebnisse.

Für komplexere Zusammenhänge nutzen Sie das enthaltene Auswertungstool. Entweder nutzen Sie bereits vorhandene Auswertungen oder Sie erstellen mit Unterstützung der Software ad hoc eigene Auswertungen. So erstellen Sie aussagekräftige Übersichtslisten oder Zahlungsauswertungen per Mausklick oder lassen regelmäßige Auswertungen von der Software automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt generieren, archivieren und per E-Mail versenden.

Freigabe-Prozesse per integriertem Workflow

Mit dem Workflow-Generator können Sie Freigabeprozesse von Verträgen oder Genehmigungsverfahren grafisch definieren (oder von unserem Support generieren lassen). Nutzen Sie diese Workflows zur Digitalisierung Ihrer unternehmensinternen Prozesse.

Neben den eigentlichen Vertragsdokumenten können Sie beliebige weitere Informationen und Dokumente im Vertragsdatensatz hinterlegen. Dazu gehören Korrespondenz, Grafiken und ergänzende Dokumente wie Abnahme- oder Prüfprotokolle oder Vertragsergänzungen. So haben Sie immer alle Dokumente zu einem Vertragsvorgang zusammen im Blick.

Dokumentenvorlagen, Templates und Zusatzfunktionen

Bei der Verwendung von Standardverträgen suchen Sie häufig nach der aktuellsten Version, um diese für die Vertragserstellung zu verwenden. Mit dem Dokumentengenerator können Sie Standardverträge mit Textbausteinen erstellen und sind sicher, immer die aktuellste Vorlage zu verwenden.

Der contractmanager² enthält zahlreiche Zusatzfunktionen für die Verwaltung von Spezialverträgen, wie z.B. Softwarelizenzen, Wertsicherungsklauseln, Service Level Agreements, Darlehen, Avalrahmen, Bürgschaften, Werkverträge, Verträge mit mehreren Vertragspartnern u.v.m. .… So kommen Sie schnell und sicher an die Informationen der Verträge, die für Ihre Arbeit relevant sind: