IT
Verträge verwalten in der IT
- AVV (aktuelle Vorlagen)
- SLA
- Hardware - Wartung
- Service Levels
- Verfügbarkeiten
- Lizenzen (Version, wer was wann wo und von wem)
- technischer Admin / Contractadmin
- Erinnerung an Updates
- Patches
In der IT werden viele Verträge verwaltet, die entweder eine besondere Datenschutz- oder Risikorelevanz haben. Speziell für diese Anwendungsfälle gibt es unterstützende Funktionen im contractmanager².
Lizenzen und Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
Von großer Bedeutung sind Lizenzverträge und AVVs, beides primär nicht-monetäre Verträge, deren Verfügbarkeit im Bedarfsfall sichergestellt werden muss. Der Unterschied besteht darin, dass sich die AVV auf einen Vertragspartner bezieht, während sich die Lizenzvereinbarung auf eine konkrete Leistung oder ein Produkt bezieht. Diese Standardverträge können direkt mit dem Dokumentengenerator erstellt werden. Bei Änderungen muss die Vorlage nur an einer Stelle angepasst werden und steht dann allen Nutzern des contractmanager² zentral zur Verfügung.
Ein spezielles Modul für Softwarelizenzen ermöglicht die Erfassung von Softwareversion, Lizenzart, Kosten und Installationsort sowie ggf. Inventarnummern, wer die Software beschafft hat und wer sie wo installiert hat. Durch Auswertungen können dann dringend notwendige Aktualisierungen, Ersatzbeschaffungen oder bei Patches die Installationsorte ermittelt werden.
Service-Level-Agreements (SLA)
Was nützt ein Server, der nicht läuft? In der IT können Minuten oder Stunden eines Serverausfalls zu enormen finanziellen Verlusten führen, vor allem im Bereich von Online-Shops und Dienstleistungen. Daher enthalten die Service Level Agreements von Wartungsverträgen oft prozentuale Verfügbarkeiten, Reaktionszeiten und Mitwirkungspflichten sowie weitere KPIs. Auch diese können im contractmanager² auf einer speziellen Registerkarte, die es nur für Lizenzverträge gibt, erfasst und ausgewertet werden. Häufig gibt es auch unterschiedliche Support-Level, je nachdem wie tief die Hard- oder Software im Unternehmen implementiert ist.
Automatische Benachrichtigungen
In diesem Zusammenhang sind regelmäßige Erinnerungen an Software-Updates oder wartungsbedingte Betriebsunterbrechungen sinnvoll. Diese können im contractmanager² über ein Dashboard angezeigt werden oder die IT erhält eine Benachrichtigung aus dem System (natürlich mit entsprechendem Vorlauf).
Technik und Administration
Um die Administration des contractmanager² zu erleichtern, unterscheidet die Software zwischen technischen Administratoren aus der IT, die z.B. für die Serveranmeldung und die Benutzeranlage zuständig sind, und den Contract-Admins, also den Sachbearbeitern, die die inhaltliche Seite des contractmanager² betreuen. Oft ist die IT nicht inhaltlich in die Software eingebunden, während die Sachbearbeitung keine Ahnung von der technischen Seite einer Installation hat.
Der contractmanager² ist vollständig abwärtskompatibel. Nicht wir bestimmen, in welchen Zeitabständen Sie Updates durchführen, sondern Sie entscheiden selbst, wie es zeitlich in Ihren Arbeitsablauf passt. So ist es auch möglich, mehrere Softwareversionen zu überspringen, ohne dass die Funktionalität oder der Support der Software beeinträchtigt wird.